Αυτό που έχουμε συνηθίσει να αποκαλούμε ως πραγματικότητα στην ουσία δεν πρόκειται για τα ίδια τα γεγονότα, αλλά για την …
Πώς να μη στείλεις το λάθος email στον λάθος άνθρωπο
Όλες και όλοι έχουμε βρεθεί στη δύσκολη θέση να στείλουμε ένα email σε λάθος παραλήπτη. Οι επιπτώσεις αυτού του λάθους μπορεί να κινούνται σε ένα ευρύ φάσμα. Από απλή αμηχανία μέχρι απόλυση. Δες τί μπορείς να κάνεις για να αποφευχθεί το «μοιραίο».
Αυτά τα λάθη μπορούν εύκολα να αποφευχθούν, αν έχεις εξαρχής στο μυαλό σου τον… κίνδυνο και δώσεις μεγάλη προσοχή πριν πατήσεις το send. Την επόμενη φορά, λοιπόν, που θα πας να στείλεις ένα επαγγελματικό email, έλεγξε δύο και τρεις φορές τα παρακάτω:
Λάθος παραλήπτης
Ανάλογα με το περιεχόμενο, ένα λανθασμένο email μπορεί να κυμαίνεται από ελαφρώς ντροπιαστικό, μέχρι και το να χάσεις τη δουλειά σου. Γι’ αυτό θα πρέπει να τσεκάρεις πολλές φορές τον παραλήπτη πριν το στείλεις. Ακόμη, όμως, κι αν συμβεί το λάθος, προσπάθησε να διορθώσεις την κατάσταση ζητώντας συγγνώμη και δίνοντας την υπόσχεσή σου στον εαυτό, ότι θα είσαι πιο προσεκτική/ός από εδώ και στο εξής.
Δεν έχεις συμπληρώσει το θέμα του email
Μπορεί να έχεις τη συνήθεια να στέλνεις email στους συναδέλφους με τους οποίους είσαι πιο κοντά χωρίς να γράφεις το θέμα, ωστόσο όταν πρόκειται να στείλεις ένα πιο σημαντικό email, βεβαιώσου ότι έχεις αναφέρει πάνω πάνω συνοπτικά και με σαφήνεια το θέμα του μηνύματος.
Χρησιμοποιείς ανεπίσημη γραφή
Προφανώς, ορισμένες δουλειές απαιτούν περισσότερη επισημότητα από άλλες, όμως όταν ξεκινάς σε μια νέα εργασία, καλό θα είναι να αρχίσεις χρησιμοποιώντας τον επίσημο τρόπο γραφής και στη συνέχεια να τον προσαρμόσεις ανάλογα με εκείνον που γράφουν και οι υπόλοιποι συνάδελφοί σου. Δε θέλεις σε καμία περίπτωση να παρεξηγηθεί ο τρόπος σου, επομένως stay safe για αρχή και… βλέποντας και κάνοντας.
Παραλείπεις να αναφέρεις όλα τα απαιτούμενα στοιχεία στο τέλος του email
Το να υπογράφεις τα email μόνο με το όνομά σου, τεχνικά δεν είναι λάθος, αλλά το να αναφέρεις στο τέλος το ονοματεπώνυμό σου, τα στοιχεία επικοινωνίας, τη θέση εργασίας και, αν είναι δυνατόν, το λογότυπο της εταιρείας όπου εργάζεσαι, είναι πιο επαγγελματικό και θα διευκολύνει τους ανθρώπους να σε αναζητήσουν και με άλλους τρόπους πέρα από τα τυπικά email σε περίπτωση που χρειαστούν κάτι.
Στέλνεις email και από την επαγγελματική σου διεύθυνση, αλλά και από την προσωπική
Μόλις ξεκινήσεις στη νέα σου δουλειά και σου φτιάξουν το επαγγελματικό email, φρόντισε να χρησιμοποιείς αποκλειστικά και μόνο αυτό για τα εργασιακά θέματα. Έτσι, θα αποφευχθεί το ενδεχόμενο να στείλεις το λάθος email στον λάθος άνθρωπο.
Ξεχνάς τη διόρθωση
Πριν πατήσεις αποστολή σε οποιοδήποτε email που σχετίζεται με την εργασία, διάβασε ξανά το περιεχόμενο και διόρθωσε τυχόν λάθη. Ακόμη και όταν βιάζεσαι, προσπάθησε να ρίξεις μια γρήγορη αλλά προσεκτική ματιά.
Γραμματικά λάθη
Στα email, υπάρχει πιθανότητα να μην καταφέρνουμε να εκφραστούμε με τον σωστό τρόπο, κάνοντας έτσι γραμματικά λάθη. Γι’ αυτό πριν πατήσεις το send, βεβαιώσου ότι δεν έχεις πέσει σε αυτή την παγίδα.
Χρησιμοποιείς αντιεπαγγελματικές λέξεις και φράσεις
Υπάρχουν ορισμένες λέξεις και φράσεις που ακούγονται καλές στον προφορικό λόγο, αλλά η χρήση τους στα επαγγελματικά email μπορεί να φανεί αντιεπαγγελματική. Γι’ αυτό, προσπάθησε να τις αποφύγεις.
