Συνεντεύξεις εξ αποστάσεως: Πώς να προετοιμαστείτε (Μέρος 1ο)

Τα τελευταία χρόνια κερδίζουν έδαφος οι συνεντεύξεις εξ αποστάσεως. Ας δούμε πώς διεξάγονται και πώς μπορείτε να προετοιμαστείτε καλύτερα.

Οι περισσότεροι υποψήφιοι έχουν εμπειρία με συνεντεύξεις από κοντά, είτε με έναν συνεντευξιαστή είτε με περισσότερους (συνέντευξη σε πάνελ). Ζούμε σε μια εποχή που πολλές επιχειρήσεις, είτε αναγκαστικά (λόγω COVID-19) είτε για λόγους εξοικονόμησης πόρων και ευελιξίας, διεξάγουν συνεντεύξεις εξ αποστάσεως.

Είδη εξ αποστάσεως συνεντεύξεων

Υπάρχουν 4 βασικά είδη:

• Συνεντεύξεις με βιντεοκλήση (με εφαρμογές όπως Skype, Zoom, Facetime, Hangouts, WhatsApp, κ.ά.)
• Τηλεφωνικές συνεντεύξεις
• Συνεντεύξεις με προγραμματισμένη βιντεοκλήση (One Way Pre-Recorded)
• Συνεντεύξεις με βιντεοκλήση Τεχνητής Νοημοσύνης (AI – Artificial Intelligence με εφαρμογές όπως HireVue, Sparks Hire, VidCruirer, Sonru κ.ά.)

Ας δούμε αναλυτικά πώς πρέπει να προετοιμαστείτε για κάθε είδος συνέντευξης. Στο πρώτο μέρος θα ασχοληθούμε με το πρώτο είδος συνέντευξης εξ αποστάσεως.

1) Συνεντεύξεις με βιντεοκλήση

Τεχνική προετοιμασία (ήχος και εικόνα)

• Να έχετε κάμερα ποιότητας τουλάχιστον 1080p. Αν η συσκευή σας έχει χαμηλότερης ποιότητας webcam, προμηθευτείτε μία καλύτερη. Να θυμάστε να καθαρίζετε τον φακό της κάμερας.
• Να προμηθευτείτε εξωτερικό μικρόφωνο με βάση, συνδεδεμένο με τη συσκευή σας, όχι ακουστικά handsfree, ψείρες κτλ. Έτσι, θα έχετε άριστη ποιότητα ήχου. Ελέγξτε για πιθανό echo (αντίλαλο) στο δωμάτιο. (Συμβαίνει συνήθως σε άδεια δωμάτια.)
• Να έχετε πίσω από την οθόνη σας παράθυρο με καλό φυσικό φωτισμό ή λάμπες γραφείου που να φωτίζουν το πρόσωπό σας, ιδανικά μια λάμπα πίσω αριστερά και μια πίσω δεξιά από την οθόνη ή μια λάμπα δαχτυλίδι (ring lamp).

Το 80-90% των υποψηφίων αποτυγχάνουν να έχουν ποιοτικό ήχο, εικόνα και φωτισμό στις βιντεοκλήσεις. Αν επενδύσετε στον παραπάνω εξοπλισμό, θα κάνετε τη διαφορά και θα κερδίσετε τις εντυπώσεις. Μπορείτε να προμηθευτείτε τον παραπάνω εξοπλισμό μέσω Διαδικτύου σε τιμές 20-30 ευρώ ανά συσκευή. Οι συνεντεύξεις με βιντεοκλήση είναι το μέλλον, οπότε αξίζει η επένδυση.

Πολλοί υποψήφιοι έχουν κακής ποιότητας ήχο που αποσπά την προσοχή του συνεντευξιαστή, μια και ακούγονται πολύ χαμηλά, πολύ δυνατά ή με διακοπές. Κάτι παρόμοιο συμβαίνει με την εικόνα, καθώς πολλοί έχουν κακής ποιότητας κάμερα και φαίνονται θολοί ή “κολλάει” η εικόνα, κάτι που επίσης αποσπά την προσοχή του συνεντευξιαστή, αφού πολλές φορές δεν βλέπει καν τα μάτια τους.

Προετοιμασία φωτισμού

• Ο φωτισμός είναι πολύ σημαντικός. Ακόμα και τέλεια να είναι η κάμερα και ο ήχος, ο κατάλληλος φωτισμός είναι απαραίτητος. Αν έχετε φωτεινό παράθυρο ή δυνατή λάμπα πίσω σας, θα φαίνεται σκοτεινό το πρόσωπό σας, ενώ αν έχετε λάμπα από πάνω σας ή από κάτω σας, το πρόσωπό σας μπορεί να γυαλίζει ή να κάνει σκιές. Οπότε φροντίστε τον φωτισμό, όπως αναφέραμε παραπάνω.
• Προσοχή: Αν έχετε μπροστά σας παράθυρο και έξω έχει συννεφιά, ο φωτισμός θα αλλάζει και θα κάνει σκιές στο πρόσωπό σας. Καλύτερα, λοιπόν, να κλείσετε το παράθυρο και να έχετε μπροστά σας λάμπα, πίσω από την οθόνη. Προσαρμόστε την, ώστε να είναι ιδανικός ο φωτισμός και να μη φαίνεται το πρόσωπό σας ούτε σκοτεινό ούτε λευκό από το έντονο φως.
• Κάντε μια δοκιμαστική βιντεοκλήση με φίλους και καταγράψτε την αν θέλετε, ώστε να δείτε πώς φαίνεστε και πώς ακούγεστε. Ζητήστε από τους φίλους σας να σας πουν αν κάτι χρειάζεται βελτίωση.

Έλεγχος Internet και προγραμμάτων βιντεοκλήσης

• Κατεβάζετε την εφαρμογή αν χρειάζεται (π.χ. Skype) και κάντε λογαριασμό με επαγγελματικό όνομα. Αν έχετε ήδη Skype με ψευδώνυμο, αλλάξτε το όνομα αν είναι εφικτό ή δημιουργήστε νέο λογαριασμό.
• Κάντε την βιντεοκλήση σε υπολογιστή (laptop ή desktop). Αν είναι εφικτό, να έχετε καλώδιο ethernet για το Internet αντί για WiFi. Παράλληλα κλείστε το WiFi και όλες τις εφαρμογές στον υπολογιστή σας, όπως και τις καρτέλες που τυχόν έχετε ανοιχτές στον φυλλομετρητή σας. Αν δεν έχετε υπολογιστή και χρειάζεται να κάνετε την κλήση με smartphone ή tablet, προμηθευτείτε ένα τρίποδο, ώστε να το στηρίξετε σταθερά στο τραπέζι και να το φέρετε στο ίδιο επίπεδο με τα μάτια σας. Φροντίστε να έχετε γεμάτη μπαταρία στη συσκευή σας.

Προετοιμασία χώρου

• Να έχετε σταθερή καρέκλα, όχι με ροδάκια, διότι, αν κινείστε, θα αποσπάτε την προσοχή του συνεντευξιαστή.
• Η κάμερά σας να είναι στο ίδιο επίπεδο με τα μάτια σας ή ελαφρώς ψηλότερα. Βάλτε κάποια βιβλία ή κουτιά αν χρειαστεί, ώστε να έχετε την κάμερα στο σωστό σημείο.
• Πάνω στο γραφείο σας να έχετε μόνο αντίγραφο του βιογραφικού, σημειωματάριο με στυλό και ποτήρι με νερό. Καλό είναι, ωστόσο, να αποφύγετε να γράψετε σημειώσεις ή να κοιτάξετε το βιογραφικό σας.
• Γύρω από την κάμερα βάλτε post it με λέξεις-κλειδιά που θέλετε να θυμάστε, για να κάνετε κάποια ερώτηση ή να αναφέρετε κάτι κατά τη διάρκεια της συνέντευξης. Τα post it πρέπει να είναι γύρω από την κάμερα ή πάνω στην οθόνη, ωστόσο αποφύγετε να τα κοιτάξετε αν είναι εφικτό, ώστε να μη διακόπτεται η οπτική σας επαφή με τον συνεντευξιαστή.
• Το φόντο πίσω σας ιδανικά πρέπει να είναι ουδέτερο και μονόχρωμο: ένας τοίχος σκέτος, χωρίς πίνακες, αφίσες, διακοσμητικά κτλ είναι ιδανικός, καθώς όλα αυτά αποσπούν την προσοχή του συνεντευξιαστή, το ίδιο και οι βιβλιοθήκες. Προσοχή στους λευκούς τοίχους, διότι δεν φαίνονται πάντα σωστά. Αποφύγετε να κάνετε την κλήση με φόντο κρεβάτι ή κουζίνα.

Συμβουλή: Το Skype έχει ρύθμιση «θάμπωμα φόντου», την οποία μπορείτε να ενεργοποιήσετε.

Αποφυγή θορύβων

• Απενεργοποιήστε όλους τους ήχους άλλων συσκευών, ώστε να μην ακούγονται ειδοποιήσεις ή δόνηση από κινητά, σταθερό τηλέφωνο, ξυπνητήρι, ράδιο, τηλεόραση κτλ.
• Μπορείτε να βάλετε ένα σημείωμα στην εξώπορτα, ώστε να μη χτυπήσει κανείς το κουδούνι (π.χ. “Έχω επαγγελματική κλήση. Παρακαλώ μη χτυπήσετε το κουδούνι. Θα είμαι διαθέσιμος/διαθέσιμη μετά τις 5 μ.μ.”).
• Τα παράθυρα θα πρέπει να είναι κλειστά για αποφυγή θορύβων. Πάντα να επιλέγετε ένα κλειστό, ήσυχο δωμάτιο, όχι εξωτερικούς χώρους. Εάν δεν μπορείτε να αποφύγετε τα παραπάνω, φροντίστε να ενημερώσετε τον συνεντευξιαστή πριν τη συνέντευξη. Κάντε, ωστόσο, ό,τι μπορείτε, για να εξασφαλίσετε ότι είστε μόνοι στο δωμάτιο. Είναι σημαντικό να μην υπάρχουν θορυβοι και διακοπές από παιδιά, συντρόφους, συγκατοίκους ή κατοικίδια.

Σωστό ντύσιμο και εμφάνιση

• Προτείνονται τα μονόχρωμα ρούχα, ειδικά μπλε και γκρι. Φροντίστε να κάνουν αντίθεση με το φόντο και αποφύγετε τα λευκά ρούχα (Συμβουλή: Ντυθείτε ολόκληροι! Κάποιοι βάζουν σορτσάκια, φόρμες και πιτζάμες από κάτω, αλλά μπορεί να χρειαστεί να σηκωθείτε, οπότε μην το ρισκάρετε.)
• Αποφύγετε έντονα αξεσουάρ και κοσμήματα που μπορούν να αποσπάσουν την προσοχή του συνεντευξιαστή.
• Οι γυναίκες μπορούν να εφαρμόσουν απαλό μακιγιάζ. Οι άνδρες, αν έχουν λάμπα πάνω από το κεφάλι και όχι μπροστά, πιθανότατα θα γυαλίζουν στο πρόσωπο, οπότε, όπως κάνουν και στην τηλεόραση, καλό είναι να βάλουν και εκείνοι λίγο μέικ-απ.
• Να είστε περιποιημένοι γενικά, χτενισμένοι και ξυρισμένοι.
• Αν φοράτε γυαλιά, φροντίστε να είναι αντιθαμβωτικά, για να μη γυαλίζουν με τον φωτισμό. Εναλλακτικά, βάλτε φακούς επαφής ή, αν είναι εφικτό, μη φορέσετε γυαλιά.
• Αν έχετε μακριά μαλλιά, φροντίστε να μην κρύβουν το πρόσωπό σας.

Πριν τη συνέντευξη και η πρώτη εντύπωση

• Πιείτε ένα ποτήρι νερό πριν τη συνέντευξη και να έχετε ένα στο γραφείο σας. Επίσης, αποφύγετε να πιείτε πολύ καφέ νωρίτερα.
• Ιδανικά, κάντε μια ολιγόλεπτη, ελαφριά γυμναστική πριν την κλήση. Με τον τρόπο αυτόν, θα έχετε καλύτερη ενέργεια και ψυχολογία για τη συνέντευξη.
• Φροντίστε να είστε στην κλήση 10 λεπτά νωρίτερα και περιμένετε να σας καλέσει ο συνεντευξιαστής. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε το chat, μήπως σας έχει στείλει μήνυμα πριν κάνει την κλήση και ρωτάει αν είστε διαθέσιμοι. Αν περάσουν 15 λεπτά από την ώρα που έχετε συμφωνήσει, καλέστε τον εσείς και ρωτήστε τον αν είναι διαθέσιμος ή αν επιθυμεί να κάνετε την κλήση αργότερα μέσα στην ημέρα.
• Ξεκινήστε πάντα με ένα χαμόγελο! Είναι πολύ σημαντικό να χαμογελάτε και κατά τη διάρκεια της κλήσης, καθώς έτσι βελτιώνεται η επικοινωνία.
• Το σημαντικότερο όλων είναι η οπτική επαφή. Θα πρέπει να κοιτάτε μόνο στον φακό της κάμερας, όχι την οθόνη ή το παράθυρο με το πρόσωπο του συνεντευξιαστή· έτσι διατηρείτε οπτική επαφή μαζί του. Βάλτε ένα post it πίσω από την κάμερα με μια φατσούλα, για να θυμάστε να κοιτάτε την κάμερα αντί για την οθόνη.

Κατά τη διάρκεια της συνέντευξης

• Μπορείτε να κάνετε μικρές κινήσεις με τα χέρια σας αν επιθυμείτε. Σε καμία περίπτωση μην τα έχετε σταυρωμένα.
• Να μιλάτε καθαρά και σταθερά, με ρυθμό και όχι γρήγορα, ώστε να μπορεί να σας καταλαβαίνει ο συνεντευξιαστής.
• Να ακούτε προσεχτικά τις ερωτήσεις. Αν για κάποιον λόγο, δεν ακούσατε μια ερώτηση ή δεν την καταλάβατε, ζητήστε να την επαναλάβει.
• Να απαντάτε κάθε ερώτηση μέσα σε 1 λεπτό αν είναι εφικτό.
• Μη διαβάζετε τις σημειώσεις σας, φροντίστε να θυμάστε τις απαντήσεις σας απέξω. Όταν μιλάτε, να κοιτάτε τον φακό της κάμερας.
• Βεβαιωθείτε ότι λέτε σωστά το όνομα του συνεντευξιαστή.
• Να κάθεστε με ίσια πλάτη στην καρέκλα.
• Η επικοινωνία σας να έχει τα 3 Es: Energy – Excitement – Engagement (Ενέργεια – Ενθουσιασμό – Συμμετοχή).
• Αποφύγετε να ακουμπάτε το πρόσωπό σας και τα μαλλιά σας.
• Μπορείτε να μοιραστείτε την οθόνη σας (share screen) αν θέλετε να δείξετε δείγμα της δουλειά σας στον συνεντευξιαστή.

Πηγή

Συντάκτης: Flowmagazine,

Influence:

Ο στόχος του flowmagazine.gr είναι να προβάλλει τις θετικές ιδέες, δράσεις και πληροφορίες από την Ελλάδα και τον κόσμο…