Οι εμπειρίες στη ζωή διαμορφώνουν για πολλούς την ευτυχία. Αν και δεν είναι ακριβώς έτσι, κάθε εμπειρία μας πλουτίζει και …
Συντονίζοντας ένα δύσκολο project
Τα πράγματα όταν δουλεύουμε μόνοι είναι σχετικά απλά. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε συλλογικά αποτελέσματα και καλούμαστε να διοικήσουμε μια ομάδα; Πλέον, χρειάζεται μια διαφορετική προσέγγιση και μια αποδοτική κουλτούρα που θα στέψει με επιτυχία την εξέλιξη του project.
Οι μικρές και μεγάλες ιδέες
Ένα project μπορεί να είναι συγκεκριμένο και με σαφή περιγραφή, οπότε και το ζήτημα είναι εν πολλοίς διαδικαστικό. Πολύ συχνά, όμως, μέρος της δουλειάς μας είναι να προτείνουμε ένα καλό project ή να φέρουμε ένα νέο project στην εταιρία μας. Οι ιδέες τότε παίζουν τεράστιο ρόλο. Η ανταγωνιστική διεθνής και ελληνική αγορά κερδίζεται μόνο με ωραίες και τολμηρές προτάσεις. Οι πελάτες δεν πείθονται παρά μόνο με ολοκληρωμένα επιχειρήματα, προσεγμένες παρουσιάσεις, άριστες δημόσιες σχέσεις και πρακτικά οφέλη που πρέπει να τους γνωστοποιήσετε πριν αναλάβετε εσείς το project.
Τα ζητούμενα project
Γενικά, πλέον όλες οι επιχειρήσεις έχουν και εσωτερικά projects και αναλαμβάνουν για πελάτες τους εμπεριστατωμένες μελέτες και προτάσεις. Έτσι, το τμήμα marketing ή το τμήμα πωλήσεων συνήθως εκπονούν αντίστοιχα επιχειρησιακά σχέδια. Η φαντασία, η ικανότητα και η ομαδικότητα είναι βασικές αρετές για να τα καταφέρετε. Χρειάζεται διεξοδική έρευνα, κατανόηση των χαρακτηριστικών των προϊόντων ή υπηρεσιών, οικονομική αντίληψη, εμπορικό δαιμόνιο, τεχνική σκέψη και έξυπνη προώθηση. Τελικά, ακόμη και η ρουτίνα μας σε μια δουλειά -χάρη στα αναρίθμητα ψηφιακά εργαλεία- είναι μια σειρά από προκλήσεις και αυτοτελή έργα.
Οι πρακτικοί στόχοι
Σκοπός είναι πάντα το κέρδος ή σε περιπτώσεις όπως σε κρατικές υπηρεσίες ή ΜΚΟ μπορεί να είναι η εξυπηρέτηση των πολιτών ή η ικανοποίηση κοινωφελών στόχων. Είναι βασικό να γνωρίζουμε και να καταλαβαίνουμε τα οικονομικά δεδομένα (κόστη, βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα οφέλη) ώστε να προτείνουμε εφικτές και υποσχόμενες ιδέες. Εφόσον έχουμε τεχνική κατάρτιση, μετράνε όλες οι τεχνικές λεπτομέρειες ανάλογα με την ειδικότητα, οπότε σχεδιάζουμε με επιμέλεια και γνώση ό,τι μας ανατίθεται ή ό,τι διαφημίζουμε σε τρίτους.
Οι ενδεδειγμένες μέθοδοι
Ο συντονισμός ενός πολύπλοκου και δύσκολου project είναι μια μεγάλη εμπειρία που απαιτεί αφοσίωση, συνεργασία, επικοινωνία και πειθαρχία. Άλλο να διαχειρίζεσαι ένα κοινωφελές έργο και άλλο να ετοιμάζεις να στείλεις δορυφόρο στο διάστημα. Όπως και να έχει, πρέπει να γίνεται καταγραφή όλου του σκεπτικού και όλων των συναφών παραμέτρων και να παρακολουθείται όλο το 24ωρο λεπτό-λεπτό η εξέλιξη των σχετικών εργασιών. Ο χρόνος είναι αντίπαλος. Οι δυσκολίες δεν είναι γνωστές από την αρχή. Τα απρόοπτα και οι μεταβολές εξωτερικών παραγόντων μπορούν να είναι αστάθμητες παράμετροι για πολλά θέματα. Η θετική σκέψη και η οργανωτικότητα είναι εγγυητές σταθερότητας και αξιοπιστίας. Η χρήση σύγχρονου λογισμικού διαχείρισης έργου, διαδικτυακών εγγράφων, χρονικού προγραμματισμού, σύγχρονης και ασύγχρονης συνεργασίας και παρουσίασης των παραδοτέων θέτει τις βάσεις μιας σύγχρονης επιστημονικής προσέγγισης.
Η άξια ομάδα
Ασφαλώς η σύνθεση της ομάδας έχει πρωτεύων ρόλο στα βήματα εκτέλεσης, στην οργάνωση των επιμέρους εργασιών και στην προβολή των δυνατών και αδύνατων σημείων. Τα βιογραφικά έχουν την αξία τους, αλλά η προσωπική επαφή και η αρχική φάση συνεργασίας απογυμνώνουν τις ασάφειες και τα μειονεκτήματα των μελών της ομάδας. Η προηγούμενη εμπειρία σε αντίστοιχες προσπάθειες είναι μια αδιάσειστη ένδειξη και για το παρόν. Επομένως ελάτε κοντά στους υποψήφιους και νέους συνεργάτες σας και περιεργαστείτε το προφίλ τους και την προσωπικότητά τους.
Ο ικανός συντονιστής
Κεφαλαιώδες θέμα είναι ο κεντρικός συντονιστής όπως και οι τοπικοί συντονιστές όταν μιλάμε για πολύ μεγάλες ομάδες. Ο project manager είναι ο ηγέτης και εκείνος που έχει τον πρώτο και τον τελευταίο λόγο. Μην μπερδεύετε ένα project με μια συνήθη εργασία της παραγωγικής σας εβδομάδας. Πρόκειται για μια ανεξάρτητη υπόθεση που απαιτεί επιπλέον ικανότητες και πολύ απτά αποτελέσματα που σίγουρα θα κρίνουν ή θα προκρίνουν την παραμονή σας στην επιχείρηση. Η διοίκηση της εταιρίας έχει λόγο για το ρόλο του συντονιστή αλλά μπορείτε εύκολα να ξεκινήσετε από μικρά εσωτερικά projects του τμήματος ή της θέσης εργασίας σας και γρήγορα να θεωρηθείτε απόλυτα χρήσιμο και αποτελεσματικό στέλεχος.
Τα επιθυμητά αποτελέσματα
Οι στόχοι είναι μετρήσιμοι και η ικανοποίηση όλης της ομάδας, των προϊσταμένων, του ιδιοκτήτη και των πελατών είναι εκ των ουκ άνευ για τη δική σας εμπλοκή όσο μικρή ή μεγάλη και να είναι. Η δυσκολία αυξάνει όσο μεγαλώνει και ο προϋπολογισμός. Η αυστηρή τήρηση των προθεσμιών και η προετοιμασία είναι θέματα-κλειδιά. Πρέπει να δημιουργούμε κίνητρα στον εαυτό μας και να αποκτούμε συνέχεια νέες γνώσεις, ώστε σε μια συλλογική πρόκληση να έχουμε συγκριτικά πλεονεκτήματα. Η μοντέρνα παγκόσμια οικονομία είναι γεμάτη ευκαιρίες που όσο δύσκολες και να είναι χρειάζονται πάντα έναν ικανό, ευχάριστο και δίκαιο συντονιστή.
