Σε αυτό το άρθρο θα δεις 5 τρόπους για το πώς να γίνετε πιο επικοινωνιακοί. Στη σημερινή εποχή πολλοί είναι …
Ποια είναι τα 3 κύρια σφάλματα επικοινωνίας στον εργασιακό χώρο
Η σημασία της επικοινωνίας είναι ολοφάνερη στον εργασιακό χώρο. Είναι βασικός πυλώνας για την εύρυθμη λειτουργία του εργασιακού περιβάλλοντος και της συνεργασίας μεταξύ των συναδέλφων.
Η επικοινωνία βρίσκεται στη ρίζα της παραγωγικότητας, της ικανοποίησης του εργαζομένου από την εργασία και της εμπειρίας του πελάτη. Γι’ αυτό τον λόγο είναι και δύσκολο να υπερεκτιμηθεί. Άλλωστε, φαίνεται και από το γεγονός ότι η κακή επικοινωνία ευθύνεται άμεσα για κοστοβόρα λάθη, εργασιακές συγκρούσεις, επαγγελματική εξουθένωση και συχνή εναλλαγή προσωπικού.
Παρακάτω, θα αναλύσουμε τα 3 βασικότερα λάθη επικοινωνίας που γίνονται σε καθημερινή βάση. Επίσης, ένα ερώτημα που προκύπτει είναι πώς μπορούμε να τα αποφεύγουμε για να μην οδηγούμαστε σε δυσάρεστες καταστάσεις.
1. Επικοινωνία «προς» τα άτομα και όχι «με» τα άτομα. Δηλαδή, άτομα με ηγετικές θέσεις συχνά ακολουθούν μια στρατηγική διαταγών και οδηγιών υποδεικνύοντας τα λάθη στους υφισταμένους τους και χρησιμοποιώντας συγκαλυμμένες απειλές. Το αποτέλεσμα είναι οι εργαζόμενοι να αποσυνδέονται, να φοβούνται, να κάνουν διευκρινιστικές ερωτήσεις και να μην ξεκαθαρίζονται οι ασάφειες. Επίσης, μια τέτοια επικοινωνία είναι εξαιρετικά αγχωτική και δεν επιτρέπει στο άτομο να επεξεργαστεί νοητικά το περιεχόμενο με ολοκληρωμένο τρόπο.
Πως μπορεί να διορθωθεί; Η επικοινωνία είναι μια ανταλλαγή ή καλύτερα μια σύνδεση. Ο ηγέτης που εμπνέει είναι ανοιχτός σε απορίες, σχόλια, ανατροφοδότηση και προτάσεις. Επιπλέον, γνωρίζει τον τρόπο που μπορεί να δίνει χώρο και να ενθαρρύνει τον διάλογο, χωρίς να επικρίνει ή να μειώνει τον συνομιλητή.
Από την άλλη γνωρίζει πως να θέσει τα κατάλληλα όρια, ώστε η επικοινωνία να παραμείνει στην ουσία του θέματος, χωρίς να πλατιάζει και να καταχράζεται τον κοινό χρόνο.
2. Αδυναμία ποιοτικής ακρόασης. Η ακρόαση του συνομιλητή είναι εξίσου σημαντική, αν όχι σημαντικότερη, από την ικανότητα του να μπορεί κάποιος να μεταφέρει ένα μήνυμα. Όταν τα άτομα δεν αισθάνονται να έχουν εισακουστεί, παραιτούνται, αδιαφορούν, παίρνουν βεβιασμένες αποφάσεις και αποκτούν αντίσταση στη συνεργασία, καθώς δεν νιώθουν ενεργοί στη σχέση που προκύπτει.
Πώς μπορεί να διορθωθεί; Αξιοποιώντας δεξιότητες ενεργητικής ακρόασης.
Ο ομιλητής πρέπει να έχει την απόλυτη προσοχή από τον συνομιλητή του, να μην διακόπτεται έως ότου ολοκληρώσει τη σκέψη του, να μπορεί να εισπράξει από την γλώσσα του σώματος τα κατάλληλα μηνύματα για έναν γόνιμο διάλογο.
Καλό είναι να η συζήτηση να μη μένει σε επιφανειακό επίπεδο και να αρκείται κάποιος σε αυτά που μπορεί να υποθέτει. Όταν υπάρχουν απορίες, είναι καλό να ρωτάει ευθέως και να γίνεται μια ανακεφαλαίωση όσων έχουν ειπωθεί.
Επιπλέον, θα ήταν ωφέλιμο για όλους να είναι διαθέσιμοι χρονικά κατά τον χρόνο συζήτησης. Αν δεν γίνεται, θα μπορούσε να προταθεί ένα παράθυρο χρόνου που η επικοινωνία θα είναι βολική και για τις 2 πλευρές.
Τέλος, μπορεί να θεωρηθεί θέμα προς επίλυση το γεγονός ότι κάτι που είναι κατανοητό για κάποιον, δε σημαίνει ότι είναι για όλους. Αυτό το συχνό σφάλμα έχει τις ρίζες του στην έμφυτη τάση του ανθρώπου να προβάλλει στους άλλους τον τρόπο που ο ίδιος λειτουργεί, παραβλέποντας τη συναισθηματική κατάσταση, την ιδιοσυγκρασία και τις συνθήκες του άλλου ατόμου.
3. Περίπλοκη γλώσσα ή υπερβολικά λακωνική χρήση της γλώσσας. Και οι δυο αυτές καταστάσεις μπορεί να διαστρεβλώσουν το μήνυμα. Ειδικότερα, η γραπτή επικοινωνία χρειάζεται μεγάλη προσοχή, καθώς δεν υπάρχει η δικλείδα της μη λεκτικής επικοινωνίας, οποιαδήποτε λεκτικό σφάλμα οδηγεί σε εντελώς λανθασμένη συνεννόηση.
Πώς μπορεί να διορθωθεί; Είναι απαραίτητο να σχεδιαστεί προσεκτικά η γραπτή επικοινωνία εντός της ομάδας. Ο συντάκτης οφείλει να διαβάσει το κείμενο του και να το εξετάσει σαν να είναι κάποιος άλλος. Ένα σωστό κείμενο προϋποθέτει την ανάπτυξη υγιών σχέσεων μεταξύ των μελών της ομάδας. Έτσι, θα υπάρχει επικοινωνία και η εικόνα που θα έχει σχηματιστεί θα είναι πιο σφαιρική και ολοκληρωμένη. Θα υπάρχει γνώση των δυσκολιών που υπάρχουν, των προτερημάτων και των συνηθειών του καθενός.
Συνεπώς, θα είναι πιο εύκολο να προσαρμοστεί η επικοινωνία αναλόγως. Για παράδειγμα, μια ομάδα διαπρέπει όταν η επικοινωνία έχει έναν ανεπίσημο τόνο, με χιούμορ και φιλικότητα. Αντίθετα, μια άλλη ομάδα μπορεί να χρειάζεται πιο τυπική διατύπωση με αρκετές επεξηγήσεις και ουδέτερο ύφος.
Η επικοινωνία είναι μια τέχνη που απαιτεί εξάσκηση και εργασία με τον εαυτό μας. Ωστόσο, μια δεμένη ομάδα που το κάθε μέλος μπορεί να κατανοήσει τους υπόλοιπους, χωρίς ιδιαίτερες συζητήσεις, έχει θεαματικά αποτελέσματα για την κατάκτηση των στόχων της.
Εξίσου πολύ σημαντικό είναι να υπάρχει φιλικό και καλό κλίμα ανάμεσα στην επιχείρηση και στους εργαζομένους. Η εμπιστοσύνη είναι ακρογωνιαίος λίθος για μια σταθερή σχέση επικοινωνίας και τότε οι ομάδες μετατρέπονται σε κάτι πολύ μεγαλύτερο από ένα σύνολο ανθρώπων που εργάζονται μαζί.
