10 βήματα για αποτελεσματικές διαπραγματεύσεις
Όλη μας η ζωή μια διαπραγμάτευση! Ακούγεται βαρύ; Διαπραγματεύσεις δεν κάνουμε μόνο για να «κλείσουμε» μεγάλα και χρονοβόρα deals στη δουλειά μας. Αν το καλοσκεφτούμε συμφωνούμε-διαπραγματευόμαστε πάμπολλα ζητήματα στην καθημερινότητα μας: με τη σύντροφο μας, τα παιδιά μας, τους συναδέλφους μας… Η διαδικασία των διαπραγματεύσεων χωρίζεται σε δύο βασικά μέρη: την προετοιμασία και την πραγματοποίηση.
1ο Βήμα: Να είστε προετοιμασμένοι
Η προετοιμασία περιλαμβάνει την καταγραφή τόσο των επιθυμητών και μη επιθυμητών δικών μας στόχων όσο και της άλλης πλευράς. Καταγράφουμε τις παραχωρήσεις που μπορούμε να κάνουμε, την “κόκκινη γραμμή” των παραχωρήσεων αυτών και τις εναλλακτικές λύσεις που έχουμε αν δεν ευδοκιμήσει η συμφωνία. Όσο καλύτερη εναλλακτική λύση έχουμε, τόσο μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση έχουμε κατά τη διαπραγμάτευση.
2ο Βήμα: Δημιουργήστε ευχάριστη ατμόσφαιρα
Δημιουργήστε την κατάλληλη ατμόσφαιρα ώστε τα μέλη της άλλη πλευράς να νιώσουν ότι το περιβάλλον είναι ασφαλές και ταιριάζει στην προσωπικότητας τους. Επίσης αποτελέσματα ερευνών έχουν δείξει ότι η δημιουργία της πρώτης εντύπωσης εξαρτάται κατά 87% από τα ερεθίσματα που λαμβάνουμε μέσω της όρασης, άρα επιλέγουμε το ανάλογο των περιστάσεων ντύσιμο.
3ο Βήμα: Ακούστε πολύ προσεκτικά τους συνομιλητές σας
Οι περισσότερες παρεξηγήσεις κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων δημιουργούνται είτε γιατί μία από τις δύο πλευρές δεν άκουσε κάποιες λεπτομέρειες, είτε γιατί παρερμήνευσε κάποια δεδομένα που δεν εξηγήθηκαν με σαφήνεια.
4ο Βήμα: Δώστε ιδιαίτερη έμφαση στον ανθρώπινο παράγοντα
Στις διαπραγματεύσεις, υπάρχουν τέσσερα βασικά προβλήματα που συνδέονται με τον ανθρώπινο παράγοντα και τα οποία χρήζουν ιδιαίτερης αντιμετώπισης: α) ύπαρξη διαφορετικών αντιλήψεων, β) δυσκολία ελέγχου των συναισθημάτων, γ) δυσκολία εύρεσης κοινού κώδικα επικοινωνίας, και δ) ανεπαρκής χρόνος για το «χτίσιμο» ανθρώπινης επαφής.
5ο Βήμα: Χτίστε εμπιστοσύνη
Πρέπει να δείχνετε ότι πιστεύετε πολύ στη δυνατότητα δημιουργίας καλής συνεργασίας. Η πίστη σε αυτά που κάνουμε και που πρεσβεύουμε αντικατοπτρίζεται στα λόγια μας, στη φωνή μας, στο βλέμμα μας, και γενικά σε όλες μας τις κινήσεις.
6ο Βήμα: Αντλήστε πληροφορίες
Προσπαθήστε να καταλάβετε γιατί η άλλη πλευρά έχει τις συγκεκριμένες αξιώσεις και αν χρειαστεί αναπροσαρμόστε τα σχέδια σας. Μια μικρή για εσάς παραχώρηση μπορεί να είναι σημαντική για τους άλλους. Ρωτήστε για ποιο λόγο έχουν αυτές τις απαιτήσεις. Ακόμη η γλώσσα του σώματος θεωρείται για τις διαπραγματεύσεις ένα από τα σπουδαιότερα και πιο αναγκαία εργαλεία. Καθίστε δίπλα και όχι απέναντι σε αυτόν με τον οποίο διαπραγματεύεστε.
7ο Βήμα: Εστιάστε στα κοινά οφέλη σας
Εξηγήστε το γιατί συμφέρει και τις δύο πλευρές να συμφωνήσουν. Μία συμφωνία η οποία ικανοποιεί κυρίως τα δικά μας συμφέροντα είναι ανώφελη και δύσκολα επιτεύξιμη. Μαθαίνοντας να επικεντρωνόμαστε στα κοινά ενδιαφέροντα και όχι στις στενές μας θέσεις, μπορούμε να καταλήξουμε σε καλύτερες συμφωνίες, και να χτίσουμε ουσιαστικότερες συνεργασίες.
8ο Βήμα: Εσείς, ο σύμβουλος του άλλου
Η πρώτη συμβουλή που δίνεται στους διαπραγματευτές είναι να «ξεριζώσουν» ό,τι αρνητικό συναίσθημα μπορεί να έχουν μέσα τους για την άλλη πλευρά. Το μυστικό είναι μέσα μας και είναι η έλλειψη προκατάληψης και η αποβολή του “εγώ” μας. Λευκό χαρτί. Σταθείτε δίπλα στην άλλη πλευρά σαν σύμβουλος της κι όχι σαν αντίπαλος διαπραγματευτής.
9ο Βήμα: Δικαιοσύνη
Για το κλείσιμο μιας συμφωνίας πρέπει να προωθήσετε και να εξασφαλίσετε την ύπαρξη νομιμότητας, ισονομίας, και δικαιοσύνης και για τις δύο πλευρές. Για να μπορέσουν οι δύο πλευρές να καταλήξουν σε μια κοινή πορεία θα πρέπει, σε γενικές γραμμές, να ικανοποιούνται τα συμφέροντα όλων.
10ο Βήμα: Ειρήνη κι όχι πόλεμος
Πριν καθίσετε στο τραπέζι των διαπραγματεύσεων θυμηθείτε ότι για να έχετε ξεκινήσει να μπείτε σε διαδικασία διαπραγμάτευσης σημαίνει πως έχετε κάτι να κερδίσετε από αυτή. Το ίδιο και η άλλη πλευρά. Άρα, οι δύο πλευρές θα πρέπει να λογίζονται ως συνεργάτες κι όχι ως αντίπαλοι. Σκοπός και των δύο θα πρέπει να είναι η ειρήνη κι όχι ο πόλεμος όσο μεγάλο κι είναι το διακύβευμα. Μόνο έτσι υπάρχει πιθανότητα συμφωνίας. Ακόμη κι όταν η διαπραγμάτευση δεν πηγαίνει καλά, τότε απλά συνεχίστε να διαπραγματεύεστε. Υπάρχει πάντα η περίπτωση οι δύο πλευρές να έρθουν κοντά όσο η διαδικασία συνεχίζεται. Θυμηθείτε: κοινό όφελος και των δύο είναι να επέλθει η συμφωνία.
