29/03/2017

Τα πλεονεκτήματα των τηλεδιασκέψεων

Συντάκτης: Μαρία Καίλάνη, 30/07/2016

Η τηλεδιάσκεψη μεταξύ διαφόρων συμμετεχόντων σε δύο ή περισσότερες τοποθεσίες είναι ένα στρατηγικό εργαλείο επικοινωνίας, που χρησιμοποιείται από πολλές επιχειρήσεις με πολλαπλές τοποθεσίες και διασκορπισμένους υπαλλήλους. Με τις καθοδικές τάσεις της οικονομίας τείνουμε να βλέπουμε αύξηση στη χρήση της τηλεδιάσκεψης. Χρησιμοποιείται με σύνεση και στρατηγικά και μπορεί να ενισχύσει την οργανωτική επιχειρηματικότητα. Μπορούν να συμμετέχουν οι εργαζόμενοι σε όλα τα επίπεδα και να μειώσουν το κόστος και τα έξοδα της επιχείρησης.

Αν και υπάρχουν οι επικριτές της τηλεδιάσκεψης, που υποστηρίζουν ότι αυτού του είδους η τεχνολογία διακόπτει την πρόσωπο - με - πρόσωπο επικοινωνία, ωστόσο τα οφέλη του εργαλείου αντισταθμίζουν τα μειονεκτήματα που μπορεί να έχει για ορισμένους χρήστες.

Ο εξοπλισμός  που χρησιμοποιείται συνήθως στις τηλεδιασκέψεις είναι βιντεοπροβολείς οροφής, κάμερες, μικρόφωνα, τηλεοράσεις, ηλεκτρονικοί υπολογιστές, σλάιντς, αλλά και τηλέφωνα. Αν θέλετε να ενισχύσετε την κατανόηση των συμμετεχόντων στη διάσκεψη χρησιμοποιήστε συμπληρωματικό οπτικό υλικό, όπως διαφάνειες από υπολογιστή κατά τη διάρκεια της τηλεδιάσκεψης, όποτε είναι δυνατόν. Έτσι οι συμμετέχοντες μπορούν να μείνουν συγκεντρωμένοι και να τονωθεί το ενδιαφέρον τους. 

Για να γίνουμε πιο ακριβείς, τα πλεονεκτήματα μίας τηλεδιάσκεψης μπορεί να είναι τα εξής:

Συμπερίληψη όλων στη διάσκεψη

Οι τηλεδιασκέψεις δίνουν την ευκαιρία σε συμβούλους και υπεραστικούς υπαλλήλους για τη συμμετοχή στην ομάδα. Η τηλεδιάσκεψη μπορεί να δώσει στις μικρές επιχειρήσεις την ικανότητα  να προσλάβουν  εταιρικούς εκπαιδευτές και ομιλητές, οι οποίοι διαφορετικά μπορεί να μην ήταν σε θέση να κάνουν μια πρόσωπο με πρόσωπο συνάντηση στα γραφεία της εταιρείας, λόγω γεωγραφικών εμποδίων, εξαιτίας του προγραμματισμού ή των περιορισμών λόγω κόστους. Τακτικά προγραμματισμένες τηλεδιασκέψεις μπορεί να βοηθήσουν στην οικοδόμηση της ομάδας, ακόμα και για προσωπικό πιο απομακρυσμένο.

Τονώνουν την παραγωγικότητα

Οι τηλεδιασκέψεις μπορούν να αυξήσουν το ηθικό της ομάδας με κάποια σχόλια σχετικά με μια καλή δουλειά ή να επικοινωνήσουν τους νέους στόχους πωλήσεων. Μια τηλεδιάσκεψη καθιστά γρήγορη, εύκολη και προσιτή την τόνωση της παραγωγικότητας της ομάδας σας με ένα γρήγορο μήνυμα. Χρησιμοποιώντας την τηλεδιάσκεψη για μια πρώτη συνέντευξη δίνεται στους εργοδότες περισσότερος χρόνος εξετάσουν ένα μεγαλύτερο όγκο υποψηφίων.

Αποτελεσματική από πλευράς κόστους

Η τηλεδιάσκεψη μειώνει τα προστιθέμενα έξοδα τα οποία  θα έπρεπε κανονικά να υπάρχουν σε μια συγκέντρωση  πρόσωπο με πρόσωπο. Το μεγαλύτερο έξοδο, φυσικά, είναι τα ταξίδια: όπως αεροπορικά εισιτήρια, διαμονή, γεύματα και μεταφορά. Μικρότερα έξοδα, συμπεριλαμβάνουν τα ενοικιαζόμενα δωμάτια και το φαγητό. Απεναντίας στις τηλεδιασκέψεις αυτό που χρεώνεται είναι ο εξοπλισμός και μία συνδρομή για όλη την ομάδα.

Ευκαμψία

Υπάρχει ευελιξία στο ποιο είδος τηλεδιάσκεψης είναι βολικό για εσάς. Οι εναλλακτικές περιλαμβάνουν διασκέψεις με βίντεο παρόμοιες με τις τηλεοπτικές συνδέσεις, διασκέψεις μέσω Η/Υ, χρησιμοποιώντας εκτυπωτικό υλικό και ακουστικές διασκέψεις μέσω τηλεφωνικού συστήματος.

Εξοικονόμηση Χρόνου

Το να παραβρεθεί κάποιος σε μία τηλεδιάσκεψη ισούται σε κατανάλωση χρόνου με το να πληκτρολογήσει κανείς τον αριθμό τηλεφώνου και να πατήσει τον κωδικό πρόσβασης. Χωρίς έξοδα ταξιδιού ο χρόνος επικοινωνίας δεν είναι μονάχα αποτελεσματικός από θέμα κόστους, αλλά και χρόνου.

Ευελιξία με τον χρόνο

Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει στους εργαζόμενους μίας επιχείρησης να συσκεφθούν ακόμα και τελευταία στιγμή, το οποίο μπορεί να βοηθήσει στην ανταλλαγή πληροφοριών και στην έγκαιρη λήψη αποφάσεων. Δίνει γενικά την ευελιξία να οργανώνεται μία συνάντηση εκτός ωραρίου της επιχείρησης και "στα γρήγορα", μιας και ο σχεδιασμός ταξιδιού δεν είναι απαραίτητος.

Μειώνει τα ταξίδια

Ένα από τα κυριότερα πλεονεκτήματα της τηλεδιάσκεψης είναι η μείωση των ταξιδιών. Επιχειρήσεις με πολλά και διάφορα γραφεία και υπηρεσίες μπορούν να οργανώσουν συζητήσεις και να μοιραστούν πληροφορίες διοργανώνοντας τηλεδιασκέψεις με άλλους εργαζόμενους χωρίς όλοι αυτοί να χρειάζεται να ταξιδέψουν.

Σίγουρα με την παγκοσμιοποίηση της οικονομίας, τη μείωση των αποστάσεων μέσω της τεχνολογίας και της ανάπτυξης μίας επιχείρησης σε περισσότερες από μία χώρες οι τηλεδιασκέψεις κάνουν τη ζωή των στελεχών επιχειρήσεων πιο εύκολη.


Share |